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Estamos ubicados en la Calle 71 No. 65 – 215.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

1. OBJETIVO GENERAL:

 La Empresa CONSTRUSEÑALES S.A., identificada con el Nit No. 800.256.059-5, interesada en  respetar la privacidad de cada uno de los titulares  de información cuyos datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos y actuando de conformidad y en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2.013 y demás disposiciones reglamentarias, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, expide la respectiva POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, dirigida a su grupo de interés identificados como ACCIONISTAS, EMPLEADOS, APRENDICES, PRACTICANTES, EMPLEADOS EN MISION, CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES, CLIENTES, PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS y en general a todos los titulares de información personal, sobre el contenido de las presentes políticas internas de tratamiento de información personal.

 1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 1.1.1. Informar y permitir el correcto ejercicio del derecho de habeas data a todas las personas que registren sus datos en las bases de datos de propiedad de CONSTRUSEÑALES S.A., ya sea porque el mismo titular los facilitó, porque cuenta con algún tipo de relación vigente con CONSTRUSEÑALES S.A., o se da el caso de que CONSTRUSEÑALES S.A., actúa en calidad de encargado respecto del tratamiento.

1.1.2.  Garantizar a los titulares de la información personal que podrán en cualquier momento: conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos.

 2. ALCANCE:

 La presente Política aplica para Accionistas, empleados, Practicantes, Aprendices, empleados en misión, Candidatos a puestos vacantes, Clientes, Proveedores y/o Contratistas. De igual manera, se determina que esta política se aplicará sin excepción a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o tecnológicos objeto de tratamiento por parte de CONSTRUSEÑALES S.A., en condición de responsable y/o encargado del tratamiento de la información de carácter personal de las personas naturales o jurídicas identificadas dentro de su grupo de interés.

 3. DESARROLLO:

 La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la política al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Los principios y disposiciones contenidos en esta política de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de CONSTRUSEÑALES S.A., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de CONSTRUSEÑALES S.A. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.  

 3.1. PRINCIPIO RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 La presente política, cumple con todos y cada uno de los Principios rectores para el tratamiento de datos personales, es así como a continuación se describen cada uno de los Ocho (8) principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.

 Ø PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

 Ø PRINCIPIO DE CALIDAD O VERACIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 Ø PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 Ø PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. La finalidad no sólo debe ser legítima sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular.  

 Ø PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 Ø PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 Ø PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 Ø PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 3.2. DEFINICIONES.

 Ø AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 Ø BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 Ø CONSENTIMIENTO DEL TITULAR: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.

 Ø CONSULTAS: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.

 Ø DATOS DE CARÁCTER PERSONAL: Se refiere a la información de las personas naturales, relativa tanto a su identidad como a su existencia y ocupaciones.

 Ø ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.

 Ø FINALIDAD: La finalidad corresponde a los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada, cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular.

 Ø HABEAS DATA: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. El habeas data confiere un grupo de facultades al individuo para que, en ejercicio de la cláusula general de libertad, pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por una central de información. En este sentido este derecho fundamental está dirigido a preservar los intereses del titular de la información ante el potencial abuso del poder informático.

 Ø RECLAMO: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.

 Ø RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).

 Ø TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

 Ø TRATAMIENTO: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.

 3.3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de CONSTRUSEÑALES S.A., tendrán los siguientes derechos:

Ø Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Ø Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se relacionan a continuación:  a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial; b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública; c) En casos de emergencia médica o sanitaria; d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e)  Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas;

Ø Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Ø Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Ø Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Ø Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  3.4. DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.  

 Cuando CONSTRUSEÑALES S.A. o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:  

Ø Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Ø  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.  

Ø Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.  

Ø Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

Ø Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  

Ø Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.  

Ø Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.  

Ø Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.  

Ø Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.  

Ø Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.  

Ø Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.  

Ø Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.  

Ø Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.  

Ø Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.  

Ø Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

 3.5 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

Cuando CONSTRUSEÑALES S.A. o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:  

Ø Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.  

Ø Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

Ø Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.  

Ø Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.  

Ø Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley. Esta función estará la oficina de asesoría jurídica de CONSTRUSEÑALES S.A.

Ø Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.  

Ø Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.  

Ø Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.  

Ø Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.  

Ø Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener  acceso a ella.  

Ø Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.  

Ø Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

3.6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

A continuación se describen las finalidades generales del Tratamiento de Datos Personales, que realiza CONSTRUSEÑALES S.A. en calidad de responsable o encargado del mismo:

a) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS/ APRENDICES/ PRACTICANTES/ EMPLEADOS EN MISIÓN / CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES:

 1. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de CONSTRUSEÑALES S.A.

2. Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y pos-contractual de naturaleza laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de CONSTRUSEÑALES S.A.

3. Confirmar la información personal que usted nos entregue mediante el cruce de la misma con bases de datos públicas, centrales, compañías especializadas, referencias laborales, personales, familiares, etc.

4. Gestionar y conservar datos personales de aquellos empleados, aprendices, practicantes, empleados en misión y ex empleados, para efectos de poder suministrar tal información a las Entidades que así lo requieran

5. Monitorear a través de sistemas de video vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas de CONSTRUSEÑALES S.A., sedes, sucursales o en las que CONSTRUSEÑALES S.A., tenga participación patrimonial o sean afines con CONSTRUSEÑALES S.A., con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con CONSTRUSEÑALES S.A..

6. Establecer controles de accesos tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones de CONSTRUSEÑALES S.A.

7. Eventualmente CONSTRUSEÑALES S.A. podrá compartir con terceros, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, dirección de correo electrónico o dirección de domicilio

8. Consultar su información para fines de realización de capacitaciones, eventos y su retroalimentación.

9. Publicar y divulgar el uso de imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, durante los eventos y programas realizados por el área de Gestión Humana y SST de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A.

10. Para la ejecución de procesos de Investigación de Incidentes, Accidentes de Trabajo, enfermedades laborales, actos y/o condiciones inseguras, que se puedas presentar en nuestras instalaciones o fuera de ellas o con ocasión a las funciones que se realizan.

11. Para el diligenciamiento de encuestas, test, baterías y todo documento que tenga que diligenciar con datos personales, que guarden relación con la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A.

12.  Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación así como la relación laboral que adelante CONSTRUSEÑALES S.A.

13. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador en CONSTRUSEÑALES S.A.

14. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, cesantías. EPS, ARL y cajas de compensación familiar.

15. Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.

16. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.

17. Controlar el acceso (acceso a redes de la compañía, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de CONSTRUSEÑALES S.A.

18. Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en CONSTRUSEÑALES S.A.

19. Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de CONSTRUSEÑALES S.A. de los trabajadores, aprendices, practicantes, trabajadores en misión, para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.

20. Realizar pagos a terceros, previa autorización de los trabajadores, practicantes, aprendices, trabajadores en misión.

b) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES/ PROVEEDORES/ CONTRATISTAS.

1. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de Clientes, Proveedores y/o Contratistas.

2. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas, cuentas de cobro presentadas a la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A y gestión de cobranzas cuando se requiera.

3. Conservar los datos personales de aquellos Clientes, Contratistas y/o Proveedores inactivos, para efectos de poder suministrar tal información a las Entidades que así lo requieran.

4. Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa;

5. Suministrar, compartir, enviar o entregar los Datos Personales de los Titulares a empresas, instituciones, gremios, ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas entidades requieran la información para los fines aquí indicados, para lo cual se dará cumplimiento a los preceptos legales en materia de transferencia de Datos Personales.

6. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables de CONSTRUSEÑALES S.A. 

7. Para la ejecución de los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de CONSTRUSEÑALES S.A.

8. Transmitir los datos que el Gobierno Nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales;

9. Evaluar los productos y/o Servicios, ofrecidos y/o prestados por parte del proveedor o Contratista.

10. Para diligenciamiento o actualización de Formato de Cliente/Proveedor o Contratista, estipulado por la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A.

11. Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades que se relacionen con el cumplimiento de sus obligaciones o el ejercicio de sus derechos derivados de la relación que tiene, tuvo o podrá tener con el Titular.

c) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS:

Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de CONSTRUSEÑALES S.A., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.  CONSTRUSEÑALES S.A. solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.  

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la política aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.  

De acuerdo a las funciones y actividades que ejecutan nuestros procesos en la Empresa, se han resaltado las siguientes finalidades específicas para cada uno de ellos de la siguiente manera:

Ø LABORAL: La recopilación de los datos personales relacionados con el proceso de Gestión Humana se realiza en la etapa de Selección, vinculación y durante la relación laboral.

En la etapa de selección, se les indica a los interesados lo concerniente a la recopilación de datos personales y su protección. Se solicita a cada candidato la autorización para la recopilación y tratamiento de sus datos personales y la eliminación de estos de las bases de datos de CONSTRUSEÑALES S.A. en el evento que no sean seleccionados.

Loa datos son recolectados del titular  de la información, los cuales se actualizan anualmente y se mantienen en las bases de datos del personal activa durante la relación laboral y hasta por Veinte (20) años después de la terminación de la relación laboral en la base de datos de exempleados. Esta información es sometida a medidas de seguridad y solo tiene acceso el personal autorizado del Proceso de Gestión Humana, con la finalidad de proteger los datos considerados como sensibles, se acuerdo a lo estipulado en la legislación vigente.

Ø SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Los datos personales recopilados en el Proceso de Seguridad y Salud en el trabajo son a través de exámenes médicos ocupacionales (conceptos de aptitud), incapacidades, investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades laborales, actos y condiciones inseguras, estados de salud de los empleados de la empresa.

Loa datos son recolectados del titular de la información, los cuales se actualizan cada vez que se requiera y se mantienen en las bases de datos correspondiente hasta por Veinte (20) años después de la terminación de la relación laboral.

La información recopilada en el proceso tiene como finalidad el cuidado y bienestar de los empleados, la recolección de los datos correspondientes a las investigaciones realizadas por el proceso de SST son requeridas para determinar las causas y generar los planes de acción necesarios para la mitigación de riesgos. Los conceptos de aptitud son determinantes para el cuidado de la salud del personal, previniendo posibles enfermedades y hacer los seguimientos necesarios para tratar los casos que así lo requieran.

La información obtenida es recolectada de forma física, se almacena en la Hoja de Vida de cada empleado, la cual está contenida en carpetas con acceso restringido a las cuales solo podrán acceder el personal autorizado del Proceso de Gestión Humana.

Ø VIDEO VIGILANCIA: Para fines de seguridad y control de acceso de todo personal a nuestras instalaciones, contamos con un circuito cerrado de televisión el cual nos permite recolectar imágenes a través de un sistema de video vigilancia con grabación, la custodia de estas grabaciones están a cargo del área de Sistemas, el acceso a estas imágenes, grabaciones o información es restringido. Los datos son recolectados del titular de la información y se mantienen en la base de datos por un término de Quince (15) días.

Ø CLIENTES/PROVEEDORES/CONTRATISTAS: El proceso de recolección de los datos correspondientes a clientes, proveedores y/o contratistas, se realiza a través del diligenciamiento del formato R-GCSG-01-01. Los datos se conservaran durante el periodo que se encuentre activo en la Empresa, esta información se almacena de forma segura en nuestras bases de datos física a cargo del área de Compras, con los debidos controles de seguridad a fin de protegerlos, de acuerdo a lo estipulado en la legislación vigente.

Los datos básicos recolectados en el proceso de compra y/o contratación de servicios, son los detallados en el RUT, Cámara de Comercio, referencias bancarias, etc.; los datos que son recopilados quedan almacenados en el archivo físico del área de Compras y solo tendrán acceso a esta información el Jefe de Compras y/o Auxiliar de Bodega.

3.7. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

CONSTRUSEÑALES S.A. como responsable del tratamiento de datos personales de las personas naturales identificadas dentro de su grupo de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data, ha determinado que los Procesos de Gestion de Calidad, Contabilidad, Compras, Sistemas, Gestión Humana y Seguridad y Salud en el Trabajo, con el apoyo del Departamento Jurídico, son responsables de tramitar las consultas, reclamos y demás solicitudes en materia de protección de datos personales que se presenten.

Para este efecto ha habilitado los canales de atención que a continuación se describen:

(i) Página web: Podrá consultar en la siguiente página web de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A.: www.construsenales.com

(ii) Correo electrónico: Podrá dirigirse vía correo electrónico a: info@construsenales.com.co

(iii) Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A. ubicada en la Calle 71 No.65-215, Barrio San Francisco, Barranquilla, Atlántico, Colombia.

A continuación se describen los detalles del procedimiento que garantizarán el correcto ejercicio de sus derechos como titular de información personal.

El titular de los datos personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en esta política, podrá hacerlo a través de los medios habilitados para este efecto o de forma escrita a CONSTRUSEÑALES S.A como responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia física de su documento de su identidad; en caso  que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.  

Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que esta aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

El solicitante para el ejercicio de su derecho de habeas data podrá presentar su solicitud diligenciando el Formato R-PGCA-04-02 FORMULARIO DE RECEPCION DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y/O SUGERENCIAS, el cual se encuentra disponible en nuestra página web: www.constusenales.com, con el fin que pueda presentar su solicitud de manera fácil y sin complicaciones.

Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CONSTRUSEÑALES S.A. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data por parte de CONSTRUSEÑALES S.A. usted podrá presentar directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de CONSTRUSEÑALES S.A

3.7.1. PETICION POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Cuando el titular de los datos personales requiera conocer la información de tipo personal que de él reposa o esté vinculada en las bases de datos de propiedad de CONSTRUSEÑALES S.A. desee conocer el origen de los datos, conocer cualquier otro dato personal suyo que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento o conocer a quienes se han transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar los mismos.

La petición se deberá formular por algunos de los canales autorizados previamente indicados, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

En caso de no ser posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Cuando los titulares de datos personales realicen una petición sobre su información de tipo personal, CONSTRUSEÑALES S.A en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular de la información.

3.7.2. RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Si usted como titular de datos personales considera que la información contenida en una base de datos propiedad de CONSTRUSEÑALES S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante CONSTRUSEÑALES S.A. o el encargado del tratamiento, utilizando algunos de los canales autorizados previamente indicados.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos de propiedad de CONSTRUSEÑALES S.A. una leyenda que diga "RECLAMO EN TRÁMITE" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En caso de que CONSTRUSEÑALES S.A. reciba un reclamo por parte de un titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

3.8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

CONSTRUSEÑALES S.A., podrá realizar el tratamiento de datos sensibles cuando:

a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de la mencionada autorización

b. El tratamiento sea necesario sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización

c. El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa, sindical o gremial, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

3.9. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para garantizar la protección de la confidencialidad y privacidad de la información de carácter personal que se encuentra en las bases de datos de propiedad de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A., se han implementado medidas legales, administrativas y tecnológicas suficientes, de acuerdo al estado de la técnica actual, para garantizar la protección del tratamiento de los datos personales y el acceso a sus bases de datos donde estos reposan, los cuales han sido adoptados conforme a la estructura organizacional y al volumen de datos tratados al interior de la Empresa.

3.10. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION Y/O SUPRESION DEL DATO.

De acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, CONSTRUSEÑALES S.A. ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual, el titular puede en cualquier momento y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de la respectiva petición. Si vencido el término legal respectivo CONSTRUSEÑALES S.A., no elimina sus datos personales de las bases de datos, usted tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

3.11. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El Oficial de Cumplimiento de Datos Personales, se encargará de gestionar la aplicación adecuada de la presente Política por parte de todas los Procesos de la Empresa CONSTRUSEÑALES S.A.

El Oficial de Cumplimiento de Datos Personales hará que esta Política este disponible para todos los empleados de la Empresa y actualizará el mismo si se presenta un cambio de las leyes y regulaciones locales aplicables o de las prácticas comerciales de la Empresa. Así mismo estará a su cargo actualizar la información acerca de las bases de datos en el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio

3.12. MODIFICACIONES A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD.

CONSTRUSEÑALES S.A, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento de manera unilateral su POLITICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES y/o el AVISO DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado a través de nuestra página web o correo electrónico.

En cuanto a la vigencia de la POLITICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, empieza a regir a partir del Veinte (20) de Octubre de 2016 y estará publicada en nuestra página web www.construsenales.com.co